Sesja pytań i odpowiedzi

z konferencji „Przedstawienie zmian w systemach informatycznych wchodzących w skład Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on”  odbywającej się w dniach 12-13 1.0 .2021 r.

Poniżej znajdują się pytania i odpowiedzi pogrupowane tematycznie.
Pytania będą sukcesywnie publikowane w czasie trwania szkolenia oraz po jego zakończeniu.

Nagranie całej konferencji będzie udostępnione w najbliższych dniach na kanale YouTube OPI PIB a prezentacje na stronach pomocy POL-on.

Pytania dotyczące POL-on 2.0

Aktualnie funkcjonuje funkcjonalność rejestracji połączenia/włączenia uczelni lub instytucji naukowej. Nie jest planowana analogiczna funkcjonalność dotycząca jednostek organizacyjnych podmiotu, ze względu na to, że jednostki organizacyjne są rejestrowana wyłącznie na potrzeby zarządzania uprawnieniami użytkowników.

Przeniesienie modułu NAWA - wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów zostanie przeniesiony do systemu POL-on 2 w roku 2022.

W zakresie obsługi modułu należy skorzystać jeszcze z pomocy dostępnej dla systemu POL-on 1: https://polon.nauka.gov.pl/help/doku.php/nawa/uwierzytelnianie_dokumentow/start

W module jest możliwość wprowadzania wielokrotnego pełnienia danej funkcji, jak również dodawanie nowych funkcji - uzyskuje się to poprzez funkcjonalność "Edycja funkcji osoby upoważnionej" (funkcjonalność została opisana w pomocy)

Rejestrować należy takie funkcje które wynikają z zapisów prawnych, w szczególności takie które mogą wystąpić na uwierzytelnianych dokumentach.

Można również wprowadzać funkcje zachodzące na siebie okresami, jednak z zastrzeżeniem iż nie jest to ta sama funkcja w danym podmiocie.

Wszystkie informacje dotyczące studentów-cudzoziemców, które wymagane są przepisami prawa należy wprowadzać do Wykazu studentów. Rejestr cudzoziemców NAWA był modułem przejściowym, który obowiązywał do wejścia w życie przepisów UPSWiN.

W ewaluacji uwzględnia się WYŁĄCZNIE pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Zleceniobiorcy absolutnie nie podlegają ewaluacji. Zleceniobiorcy to nie pracownicy. Zleceniobiorców, o ile nie są "innymi osobami prowadzącymi zajęcia", nie należy w ogóle rejestrować w POL-on. Jeśli takie osoby zostały sprawozdane, należy je usunąć.

Zgodnie z Ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - Art. 343 ust. 1 pkt 19) należy rejestrować informacje o pełnionych funkcjach kierowniczych w uczelni. Funkcje kierownicze dotyczą wyłącznie uczelni. Danych tych nie uzupełniają instytuty, PAN i inne podmioty.

Na ten moment tak.
Oświadczenia dotyczące patentów zbierane są w module Patentów, analogicznie jak oświadczenia dotyczące publikacji - w PBN.

Tego typu oświadczenie może rodzić pewne trudności, zwłaszcza w kontekście zmian miejsca pracy. Należy zwrócić również uwagę na fakt, że w ewaluacji bierze się pod uwagę wyłącznie osiągnięcia naukowe powstałe w związku z zatrudnieniem w podmiocie (nie dot. osiągnięć artystycznych). Jest to kwestia wewnętrzna podmiotu i pracownika.

Wykorzystanie nowej funkcji, która ukaże się w listopadzie nie będzie obligatoryjne.

Tego typu oświadczenie może rodzić pewne trudności, zwłaszcza w kontekście zmian miejsca pracy. Należy zwrócić również uwagę na fakt, że w ewaluacji bierze się pod uwagę wyłącznie osiągnięcia naukowe powstałe w związku z zatrudnieniem w podmiocie (nie dot. osiągnięć artystycznych). Jest to kwestia wewnętrzna podmiotu i pracownika.

Oświadczenia dotyczące osiągnięć artystycznych zbierane są w module Osiągnieć artystycznych. Link do pomocy:https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/knowledge-base/osiagniecia-artystyczne-dodawanie-informacji-o-oswiadczeniu-upowazniajacym/
Oświadczenia dotyczące patentów zbierane są w module Patentów. Link do pomocy: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/knowledge-base/dodanie-oswiadczenia-o-upowaznieniu-podmiotu-do-wykazania-osiagniecia-tworcy-w-procesie-ewaluacji/
analogicznie jak oświadczenia dotyczące publikacji - w PBN. Link do pomocy: https://pbn.nauka.gov.pl/centrum-pomocy/baza-wiedzy/dodawanie-oswiadczen-do-publikacji/

Pojęcie dyscypliny wiodącej nie występuje w przepisach prawa. Technicznie dyscyplina jako pierwsza wpisana w oświadczeniu w POL-on jest pierwszą dyscypliną. Kolejność ich w systemie można w każdej chwili dowolnie zmieniać.

Funkcjonalność dot. rejestrowania funkcji kierowniczych pracowników została udostępniona w module Pracownicy i zgodnie z przepisami dotyczy jedynie pracowników uczelni. Funkcje kierownicze powinny być rejestrowane zgodnie ze statutem uczelni. W module osoby kierujące podmiotem należy zarejestrować osobę aktualnie kierującą podmiotem; w przypadku uczelni będzie to rektor, natomiast w przypadku np. instytutu - dyrektor instytutu.

W najbliższym czasie moduł zostanie udostępniony dla instytutów, dla roli INST_NAUK_ADM.

Tylko uczelni.

Zgodnie z Ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - Art. 343 ust. 1 pkt 19) należy rejestrować informacje o pełnionych funkcjach kierowniczych w uczelni.

Aktualnie trwają jeszcze ustalenia dotyczące sposobu uwzględnienia federacji w sprawozdaniach GUS

System daje już dostęp dla federacji w zakresie obsługi III kryterium (opisów wpływu). Na przełomie października/listopada planujemy także udostępnić dla federacji obsługę danych w zakresie II kryterium. Warunkiem uzyskania dostępu jest wystąpienie do MEiN o nadanie roli administratora instytucji (FED_AMD) dla wskazanej osoby. Następnie administrator może nadawać dostępy innym pracownikom federacji.

W przypadku niezgodności danych prezentowanych w poszczególnych modułach, proszę o wysłanie zgłoszenia do HelpDesk.

Przepisy prawa nakładają na uczelnie obowiązek rejestrowania przyznanych świadczeń w Systemie POL-on. W celu obliczenia 6 letniego okresu wystarczą dane wprowadzone w systemie POL-on, w związku z czym nie ma konieczności pobierania dodatkowych informacji z systemów uczelnianych.

Informacja w jaki sposób wyznaczany powinien być 6 letni okres, o którym mowa jest w ustawie, umieszczona jest na stronie https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/swiadczenia-dla-studentow-od-1-pazdziernika-2021-r

Raportowane są każdorazowo przychody osiągnięte w danym roku z danego tytułu pochodzące od danego podmiotu (może to być faktura lub suma faktur dotyczących jednej umowy, jeśli było ich więcej w danym roku). Zatem można wpisać w danym roku ogólną nazwę usług badawczych (np. Opiniowanie operatorów rybackich), łączną kwotę jednak w ramach jednego podmiotu zlecającego.

Przychodem jest łączna wartość sprzedaży dóbr, towarów i usług netto (bez podatku VAT) w okresie rozliczeniowym (dzień, miesiąc, kwartał lub rok obrachunkowy). Na stronie pomocy systemu POL-on jest komunikat w tej sprawie.

Można dodać wiele wpisów na dany rok zarówno w części Przychody z tytułu komercjalizacji usług, jak również w części Przychody z usług badawczych na zlecenie, w tym celu należy kliknąć przycisk "Wprowadź nowe zestawienie".

Raportowane są każdorazowo przychody osiągnięte w danym roku z danego tytułu pochodzące od danego podmiotu (może to być faktura lub suma faktur dotyczących jednej umowy, jeśli było ich więcej w danym roku). Można dodać wiele wpisów na dany rok zarówno w części Przychody z tytułu komercjalizacji usług, jak również w części Przychody z usług badawczych na zlecenie, w tym celu należy kliknąć przycisk "Wprowadź nowe zestawienie" i to nie ulega zmianie.

Aktualnie czekamy na wejście w życie zmian opublikowanych w projekcie rozporządzenia, dopiero wtedy będziemy mogli podjąć prace mające na celu dostosowanie systemu oraz planowania szkoleń.

Wynik finansowy jest w odrębnej zakładce od usług badawczych i nie jest z nią powiązany.

Na stronie https://polon2.opi.org.pl/dfi-api/swagger-ui/index.html?configUrl=/dfi-api/v3/api-docs/swagger-config#/ znajduje się dokumentacja API REST, z której jednostki mogą korzystać

Przychodem jest łączna wartość sprzedaży dóbr, towarów i usług netto (bez podatku VAT) w okresie rozliczeniowym (dzień, miesiąc, kwartał lub rok obrachunkowy). Na stronie pomocy systemu POL-on jest komunikat w tej sprawie.

Wynik finansowy podmiotu należy wprowadzić na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym.

Całej uczelni - Wynik finansowy podmiotu należy wprowadzić na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym.

Niektóre projekty nie mają umowy, lecz finansowane są na podstawie decyzji. Informacja o przyznaniu środków, która zawiera termin na złożenie umowy nie jest decyzją.

Informację o tym, czy "projekt dotyczy upowszechniania nauki" należy wpisywać jedynie wówczas, gdy przeważająca ilość zadań danego projektu dotyczy upowszechniania badań (np. organizacja konferencji), a nie samego ich prowadzenia. Przykładem takie projektu może być finansowany w ramach programu Społeczna Odpowiedzialność Nauki / Doskonała Nauka.

Obowiązek sprawozdawczy jest taki sam dla lidera jak i instytucji współrealizującej. Należy wprowadzić wszystkie Instytucje współrealizujące mających siedzibę na terytorium RP

Dane nie są współdzielone w systemie, każdy z podmiotów niezależnie od tego czy jest liderem czy jest współrealizatorem wypełnia wszystkie dane.

Całkowitą kwotę przyznaną na projekt - czyli dla wszystkich współrealizatorów wprowadzamy w części Instytucji finansującej, natomiast jaki jest przydział środków dla poszczególnych współrealizatorów wprowadzamy w części podmiotów realizujących.

Nie przewidujemy tutaj formatki wymaganych danych. Zalecany zakres i format danych opisu jest opisany w podręczniku użytkownika, dostępnym na stronach pomocy POL-on

Prosimy przesłać zgłoszenie poprzez system zgłoszeń, zawierające zrzut ekranu z formatki użytej do wyszukiwania danych (zrzut koniecznie powinien obejmować filtry). Sprawdzimy, o co chodzi.

Dostęp w trybie odczytu do osiągnięć artystycznych w POLON 1 jest nadal aktywny.

W opisach wpływu, na liście dostępnej przy rejestracji osiągnięcia, widoczne są wyłącznie dane zarejestrowane w POL-on 2.0. Niemniej opis odpowiedniego osiągnięcia w opisach wpływu można także wprowadzić ręcznie.

Tak - dopóki nie zostanie zakończony okres przewidziany na wprowadzanie danych na potrzeby ewaluacji.

Tak - dopóki nie zostanie zakończony okres przewidziany na wprowadzanie danych na potrzeby ewaluacji.

Tak, można już od początku lipca. Należy mieć rolę INST_DZIALALNOSC_NAUKOWA, nadaną przez administratora instytucji. Zachęcamy do korzystania z plików pomocy, gdzie mogą Państwo znaleźć szczegółową instrukcję.

Pytanie nie jest jasne, prosimy o doszczegółowienie jakiego pola i w jakim module (Opisy wpływu czy STUDNIA) ta kwestia dotyczy. Proszę przesłać pytanie przez Helpdesk.

Pytania dotyczące PBN 2.0

Informacja o dyscyplinie autora dostępna jest w Radonie w zakładce DANE - Nauczyciele akademiccy, inne osoby prowadzące zajęcia, osoby prowadzące działalność naukową oraz osoby biorące udział w jej prowadzeniu PBN jest bazą bibliograficzną i prezentuje dorobek publikacyjny autorów a nie dane o tym, a jakiej dyscyplinie poszczególni autorzy prowadzą badania naukowe.

Oświadczenie publikacji na Profil Instytucji jest w PBN technicznym odpowiedniemu oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania osiągnieć w ewaluacji. Zatem osoba oświadczająca publikację na Profil Instytucji powinna już posiadać faktyczne oświadczenie. Oświadczenia bez wskazania listy publikacji, dla których jest składane możliwe jest jedynie w przypadku pracowników zatrudnionych w jednym podmiocie w jednej dyscyplinie .

Tego typu oświadczenie może rodzić pewne trudności, zwłaszcza w kontekście zmian miejsca pracy. Należy zwrócić również uwagę na fakt, że w ewaluacji bierze się pod uwagę wyłącznie osiągnięcia naukowe powstałe w związku z zatrudnieniem w podmiocie (nie dot. osiągnięć artystycznych). Jest to kwestia wewnętrzna podmiotu i pracownika.

W PBN na Profilu Instytucji wprowadzamy datę, z którą autor złożył oświadczenie upoważniające podmiot do wykazania jego osiągnięć do ewaluacji (art.265 ust.13 Ustawy 2.0). Nie jest to oświadczenie "o afiliacji", a oświadczenie upoważniające podmiot do wykazana osiągnięć.

W PBN znajdują się publikacje wprowadzone przez użytkowników do obecnego modułu oraz zmigrowane z poprzedniej wersji systemu. Jeśli publikacja nie została wprowadzona do obecnej wersji PBN lub poprzedniej nie znajduje się w zasobach bazy. W systemie POL-on przy opisach wpływu, informacja o publikacjach jest wprowadzana poprzez wpisanie ręczne takiej publikacji przez użytkownika. Dodatkowo, jako pomoc przy wprowadzaniu publikacji, została dodana wyszukiwarka odwołująca się do istniejących zasobów PBN. Ma stanowić ułatwienie - można, ale nie trzeba z jej korzystać.

Publikacje wprowadzone do PBN-u po dniu 15stycznia 2022 roku nie będą uwzględnione w ewaluacji. Zgodnie z zapisem Rozporządzenia o POl-on. Podmiot, o którym mowa w ust. 1, w terminie do dnia 31 grudnia roku następującego po roku zaistnienia zmiany,
wprowadza do wykazu pracowników dane, o których mowa w art. 343 ust. 1 pkt 21 ustawy, oraz do wykazu osób ubiegających
się o stopień doktora – dane, o których mowa w art. 345 ust. 1 pkt 16 ustawy. W przypadku osiągnięć naukowych
lub artystycznych uzyskanych w roku poprzedzającym rok przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej dane
dotyczące tych osiągnięć wprowadza się w terminie do dnia 15 stycznia roku, w którym ewaluacja jest przeprowadzana.

Decyzja ws. złożenia oświadczenia dotyczącego danego osiągnięcia należy do pracownika. Pracownik może oświadczyć publikacje powstałe w okresie podlegającym ewaluacją, muszą one jednak mieć związek z prowadzeniem działalności naukowej w podmiocie.

Punktacja czasopism w PBN jest zgodna z liczba punktów dla czasopisma w danym roku. SEDN nalicza punkty do ewaluacji zgodnie z punktacją z ostatniej opublikowanej listy czasopism - obecnie to lista z lutego 2021

Należy doprecyzować pytanie. Jeśli chodzi o oświadczenie wynikające z art. 265 ust. 13 ustawy PSWN, to tak.

Co do zasady, w celu zapewnienia jak najwyższej jakości danych, jeśli imiona i nazwiska autorów są znane, powinny zostać wówczas sprawozdane.

Proszę o szczegóły. Kto i jakich publikacji? czy w widok publikacji wchodzi Pan/Pani z linku? jeśli tak to stronę należy odświeżyć, gdyż w przypadku wejścia w rekord z linku edycja jest niemożliwa.

Duplikację przeprowadzamy w PBN w sposób ciągły. Zakończenie prac w tym zakresie planowane jest wstępnie na koniec listopada. Deduplikacji wydawnictw z listy ministerialnej została przeprowadzona w dniu 19 sierpnia - https://pbn.nauka.gov.pl/centrum-pomocy/masowa-deduplikacja-obiektow-w-pbn-wydawnictwa/ Masowa deduplikacja nie gwarantuje usunięcia w duplikatów w 100%. Przypominamy o możliwości zgłaszania prośby o scalenia rekord do zespołu Helpdesk

Publikacje znajdują się na Profilu Instytucji w wyniku oświadczenia publikacji w dyscyplinie na podstawie oświadczenia upoważniającego podmiot wykazania osiągnięć w ewaluacji. Fakt, że publikacja posiada inną afiliację niż do podmiotu, który oświadcza publikację na Profilu Instytucji nie ma tu znaczenia.

Jeśli autor publikacji jest osobną z POL-on koniecznym jest powiązanie go z rekordem osoby z ikoną POL-on czyli naukowca POL-on. Połączenie konta PBN użytkownika jest koniecznym jedynie jeśli autor chce prowadzić swój Profil Autora i łączyć publikacje (przesyłać publikacje) z kontem ORCID. W kontekście obligatoryjności posiadania publikacji na koncie ORCID (obowiązek ten zgodnie z zapowiedziami MEiN będzie zdejmowany) prowadzenie Profilu Autora i łącznie prac pomiędzy systemami przez samego autora było/jest pomocą dla Importera Publikacji.

Wprowadzenie daty oświadczenia w PBN jest koniecznym dla publikacji, w których w SEDN pojawił się alert o multioświadczeniu (publikacja wykazana przez więcej niż jeden podmiot). Dla publikacji bez tego alertu wprowadzenie daty jest opcjonalne. Oświadczenia mogą być zebrane z rokiem 2021

Po opublikowaniu nowelizacji Rozporządzenia ws. ewaluacji PBN będzie dostosowywany w zakresie zbierania informacji o kosztach publikacji. Dane będą wprowadzane na Profilu Instytucji.

Data oświadczenia w PBN nie jest wymagana. Należy ją jednak wprowadzić w przypadku multioświadczeń, zgodnie z rzeczywistymi datami oświadczeń do danego podmiotu. Będzie ona służyła do odpowiedniego przydzielenia osiągnięcia w ewaluacji do podmiotu na podstawie chronologii dat.

Wprowadzenie daty oświadczenia konieczne jest jedynie w przypadku multoświadczenia w SEDN (publikacja została wskazana do ewaluacji przez 2 podmioty). Wprowadzenie daty oświadczenia nie jest konieczne, by móc wygenerować oświadczenie.

Import całościowy poprzez API jest już możliwy. By nie tworzyć duplikatów w PBN koniecznym jest odwoływanie się do publikacji poprzez ich obecne objectId lub poprzez DOI (jeśli publikacje posiadają ten numer). na mapowanie starych numerów system-identifier mamy założone zadanie, ale z powodu bardzo napiętego grafiku nie określimy teraz czasu jego realizacji. Proszę też pamiętać, że nie wszystkie publikacje pochodzące z importu posiadają w PBN system-identifier. Cześć publikacji została też już scalono w wyniku zgłoszeń użytkowników. W zakresie publikacji wystąpujących już na Profilu Instytucji podmiot może pobrać dane o tych publikacjach za pomocą końcówki GET ​/v1​/institutionProfile​/publications​/page i tym samym uzyskać objectId publikacji

Końcówka GET/v1/institutionProfile/publications/page/statements pozwala na pobranie oświadczeń. w ramach danych, które zwróci końcówka znajduje się objectID publikacji, dla której zostało złożone oświadczenie. Końcówka nie zwraca pełnych danych publikacji

Absolutnie nie ma takiej konieczności. Prace jak najbardziej mogą być wprowadzane ręcznie.

API jest to masowy interfejs wymiany danych. pozwala ona na mechaniczne (nie ręczne) zasilanie PBN publikacjami poprzez integrację systemów zewnętrznych z PBN.

Za pomocą końcówek delete istnieje możliwości usunięcia oświadczeń z Profilu Instytucji. Końcówka usuwa wyłącznie oświadczenia, tj. usuwa prace tylko z Profilu Instytucji. Sam rekord publikacji zostaje w zasobach PBN. Nie mniej jednak w przypadku, gdy jakaś publikacja występują już w PBN należy odwołać się do niej i dokonać jej edycji. Nieprawidłowym jest tworzenie duplikatów publikacji.

Importy masowe publikacji możliwe są za pomocą API. Zachęcamy do zapoznania się ze stronami pomocy PBN, gdzie umieszczone są informacje na temat integracji z API - https://pbn.nauka.gov.pl/centrum-pomocy/baza-wiedzy-kategoria/masowe-interfejsy-wymiany-danych/

Weryfikacji będą podlegać wszystkie publikacje znajdujące się w Profilu Instytucji, niezależnie czy mają zaznaczoną informację w systemie PBN, że znajdują się w WoS. Jeżeli publikacji nie będzie w bazie WoS, jej weryfikacja na poziomie PBN będzie nierozstrzygnięta.

W założeniach weryfikacji niezgodność afiliacji z bazą Web of Science będzie rozpatrywana jako weryfikacja negatywna. Weryfikacja opiera się na prostych założeniach - zgodność bądź nie. Status weryfikacji nierozstrzygniętej został wprowadzony, dla przypadków gdy nie jest możliwe zweryfikowanie publikacji ze względu na braki lub błędy w bazie WoS.
Rzeczywiście nie ma w systemie PBN wymagalności na wprowadzenie afiliacji - statusy weryfikacji są informacją o kompletności uzupełniania danych bibliograficznych w bazie PBN.

Afiliacja będzie porównywana na podstawie słownika znajdującego się w systemie POL-on. Instytucje w POL-on zostały dopasowane do słownika instytucji znajdujacego się w bazie Web of Science. Dopasowanie odbyło się w złożeniu, że w bazie WoS występuje wiele instytucji odpowiadających instytucjom w POL-on. Przy takich założeniach nie ma znaczenia język.

Weryfikację z WoS będzie można uruchomić przy każdej edycji publikacji. Numer DOI będzie możliwy do uzupełnienia w momencie, gdy zostanie aktywowany. Proces weryfikacji zwaliduje taką publikację ponownie z wprowadzonym numerem.

Jeżeli publikacja nie posiada w WoS numeru DOI, otrzyma status weryfikacji nierozstrzygniętej.

Nie planujemy jak na razie dodawania informacji o wynikach weryfikacji przez API.

Informacja w weryfikacji służy ocenie kompletności danych bibliograficznych w PBN. Statusu weryfikacji negatywnej nie będzie oznaczał, że publikacja zostanie odrzucona w ewaluacji.

Każda publikacja dodana przez API do PI będzie weryfikowana. W części Repozytoryjnej można ją wyszukać i poprawić, tak jak się obecnie edytuje publikacje. Użytkownik będzie miał przycisk bezpośrednio przekierowujących do weryfikowanej publikacji w module Repozytoryjnym.

Taka publikacja nie będzie możliwa do zweryfikowania w bazie Web of Science i otrzyma status weryfikacji negatywnej wraz z informacją skąd wynika status. Informacja w weryfikacji służy ocenie kompletności danych bibliograficznych w PBN. Status weryfikacji negatywnej nie będzie oznaczał, że publikacja zostanie odrzucona w ewaluacji.

Jesteśmy nadal w trakcie implementacji rozwiązania, informacja będzie dostępna w momencie gdy wyeliminujemy wszystkie elementy mogące negatywnie wpływać na wyniki weryfikacji. Należy przyjąć około miesiąca

Informacja w weryfikacji służy ocenie kompletności danych bibliograficznych w PBN. Status weryfikacji negatywnej nie będzie oznaczał, że publikacja zostanie odrzucona w ewaluacji.

Informacja w weryfikacji służy ocenie kompletności danych bibliograficznych w PBN. Status weryfikacji negatywnej nie będzie oznaczał, że publikacja zostanie odrzucona w ewaluacji.

Po zakończeniu prac nad funkcjonalnością przeanalizujemy otrzymane wyniki. Jeżeli taki przypadek wpłynie na ocenę negatywną, zostaną wprowadzone dodatkowe warunki walidacji np. walidacja dwóch tytułów.

Porównując dane tekstowe, eliminujemy zarówno polskie znaki (ś jest zamieniane na s, ą jest zamieniane na a itd.), jak i białe znaki oraz znaki interpunkcyjne. Zarówno tytuł, jak i autorzy przejdą weryfikacje.
Proces weryfikacji WoS nie jest jednorazowy - zostanie on uruchomiony przy każdej edycji publikacji, ale także przy każdym dostarczeniu nam przez bazę Web of Science aktualnych danych. Jeżeli lata publikacji są różne w PBN i WoS, to w tym kroku weryfikacja będzie negatywna. W momencie aktualizacji danych w WoS i dostarczeniu ich do PBN, algorytm przeliczy ponownie status weryfikacji.

Publikacja dodawana lub edytowana przez API będzie podlegała weryfikacji WoS. Nie planujemy jak na razie udostępniania wyników weryfikacji przez API.

Jesteśmy nadal w trakcie implementacji rozwiązania, informacja będzie dostępna w momencie gdy wyeliminujemy wszystkie elementy mogące negatywnie wpływać na wyniki weryfikacji. Należy przyjąć około miesiąca

W przypadku braku publikacji w WoS publikacja otrzyma status weryfikacji nierozstrzygnięty. Jeżeli publikacja nie posiada wprowadzonego numeru DOI otrzyma status weryfikacji negatywny.

Wszystkie dane z bazy danych WoS, z którymi porównywano publikacje będą zaprezentowane na formularzu prezentującym szczegóły weryfikacji. Mamy świadomość błędów leżących po stronie WoS, stąd wynik weryfikacji nie będzie miał dalszych konsekwencji w procesie ewaluacji.

Status weryfikacji negatywnej, czy w przypadku braków i błędów w WoS - nierozstrzygniętej, nie będzie oznaczał, że publikacja zostanie odrzucona w ewaluacji. Wyniki weryfikacji WoS nie będą miały wpływu na ewaluację.

Algorytm jest tak zbudowany, aby różne sposoby zapisów znaków były eliminowane - dotyczy to zarówno porównywania tytułu, jak i autorów. Algorytm pomija także białe znaki, znaki interpunkcyjne i specjalne.

Nie. Proces weryfikacji z WoS nie będzie miał wpływu na ewaluację publikacji.

Jesteśmy nadal w trakcie implementacji rozwiązania, informacja będzie dostępna w momencie gdy wyeliminujemy wszystkie elementy mogące negatywnie wpływać na wyniki weryfikacji. Należy przyjąć około miesiąca

Nie. Wynik weryfikacji z bazą Web of Science nie będzie miał wpływu na proces ewaluacji.

Wszystkie błędy związane z używaniem polskich znaków, jak również znaków białych, znaków interpunkcyjnych są eliminowane w procesie przetwarzania algorytmu. Nie korzystamy w WOS_ID ponieważ nie posiadamy takiej danej na poziomie bazy danych PBN.

Informacja w weryfikacji służy ocenie kompletności danych bibliograficznych w PBN. Status weryfikacji negatywnej nie będzie oznaczał, że publikacja zostanie odrzucona w ewaluacji.

Nie. w instrukcji do zgłaszania monografii napisano, że oświadczenie wyłącznie do rozdziału z monografii nie uprawnia do zgłoszenia monografii do oceny eksperckiej. https://pbn.nauka.gov.pl/centrum-pomocy/baza-wiedzy/ekspercka-ocena-monografii-naukowych/

Monografie i rozdziały w monografiach opublikowane w wydawnictwie spoza listy ministerialnej podlegają ewaluacji - algorytm optymalizacyjny uwzględni takie publikacje jeżeli pozwoli to uzyskać możliwie najlepszy wynik dla podmiotu.

Jeśli pytanie dotyczy eksperckiej oceny monografii to: Zgodnie z zapisami prawnymi wnioski o przeprowadzenie eksperckiej oceny monografii zgłasza się do dnia 30 września ostatniego roku objętego ewaluacją. Zatem w tym roku nie będzie już możliwości zgłoszenia monografii.

Przy pobieraniu osób z Crossref zapis ich imienia i nazwiska zgodny jest z zapisem Crossref. Jeśli imię osoby zostało zapisane z skrócie a znane jest pełne imię należy dokonać edycji ręcznej.

Nie. Algorytm będzie weryfikował poprawność tylko autorów wprowadzonych do publikacji na poziomie PBN. W przypadku wykrycia nieścisłości informacja o rozbieżnościach zostanie zaprezentowana w wyniku weryfikacji. Wynik weryfikacji nie będzie miał wpływu na proces ewaluacji.

Wpisując osobę z imienia i nazwiska. Jest to możliwe zarówno przy wprowadzaniu ręcznym, jak i przez API

Obligatoryjność publikacji na koncie ORCID znosi MEiN a nie Ośrodek Przetwarzania Informacji. na żadnym etapie wprowadzania publikacji w PBN lub też edycji nie blokujemy (i nie blokowaliśmy) pracy z rekordem z powodu braku obecności publikacji na koncie ORCID autora.

Pytania dotyczące SEDN

Pytania w trakcie opracowywania

Przepisów dot. przydzielania "sankcji" nie stosuje się w przypadku pracowników, którzy w okresie objętym ewaluacją:
1) korzystali z urlopu bezpłatnego,
2) korzystali z urlopu dla poratowania zdrowia,
3) korzystali z któregokolwiek z urlopów związanych z rodzicielstwem
4) przebywali na zasiłku chorobowym lub pobierali świadczenie rehabilitacyjne, łącznie przez co najmniej 24 miesiące lub przez co najmniej połowę okresu zatrudnienia w ewaluowanym podmiocie.

Ten termin będzie pilnowany po stronie aplikacji POLon oraz PBN. SEDN przyjmie z tych systemów źródłowych informacje zapisane w nich do końca dnia 15.01.2022.

Planujemy wdrożenie funkcji umożliwiającej wygenerowanie do pliku PDF oświadczenia, o którym mowa w art. 265 ust. 13, które będzie ujmować wszystkie sprawozdane osiągnięcia naukowe i artystyczne danego pracownika.

Osiągnięcia pracowników badawczo-dydaktycznych, niezaliczonych do liczby N, ale prowadzących działalność naukową w danej dyscyplinie będą uwzględniane w ewaluacji pod warunkiem zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w sposób ciągły przez co najmniej 12 miesięcy.

Osiągnięcia będą liczyć się co do zasady począwszy od roku, w którym pracownik rozpoczął zatrudnienie.
Istotne jest jednak również, aby w tym roku pracownik złożył również oświadczenia o reprezentowanych dyscyplinach i o N.

Uzupełnienie oświadczenia jest możliwe jedynie w roku, w którym zostało złożone, na wniosek przesłany przez ePUAP do MEIN. Nie ma możliwości uzupełnienia w 2021 r. oświadczenia złożonego np. w 2018 r. Do 31 stycznia każdego roku kierownik podmiotu składa oświadczenie o zgodności danych ze stanem faktycznym i przed złożeniem tego oświadczenia podmiot powinien dokonać dokładnej weryfikacji sprawozdanych informacji. Dane nt. N są kluczowe dla wielu procesów, m.in. do naliczenia subwencji oraz do ewaluacji i dlatego też nie podlegają uzupełnianiu wstecznie.

Prace nad stabilizacją połączenia algorytmu z samą aplikacją SEDN jeszcze trwają. Codzienne powtarzanie przeliczeń wynika z tego, że wszystkie dane w SEDN są codziennie odświeżane i ulegają / mogą ulegać zmianom.
Aktualnie raportów z wyniku przeliczenia AO nie planujemy.

Oświadczenie składane z wyprzedzeniem w takim przypadku może rodzić wiele wątpliwości i trudności ze stosowaniem. Zalecamy składanie oświadczeń per osiągnięcie lub dla grupy osiągnieć.

Nie ma potrzeby powtórnego zbierania oświadczeń, wygenerowanych z systemu (nowa funkcjonalność).

Przez pojęcie osoby "spoza N" rozumiemy uczestników szkół doktorskich spełniających zapis §11 ust 1 pkt 2 oraz pracowników badawczych spełniających zapis §11 ust 1 pkt 3.

Wszystkie dane, które znajdują się w SEDN odświeżane są codziennie (w nocy), następnie podlegają przeliczeniu. Cały proces aktualizacji danych zakończony jest w okolicach godziny 7.

Zgodnie z komunikatem ministerstwa i planowaną zmianą w rozporządzeniu o systemie POLon obowiązek posiadania konta ORCID oraz uzupełniania go zostaje zniesiony.

Planowane wejście w życie nowych przepisów - listopad br.

Algorytm pilnuje wszystkich limitów zapisanych w rozporządzeniu. Aktualnie w czasie korekty wyboru system przy zmianie nie pilnuje tych limitów. Taka funkcjonalność zostanie dołożona w najbliższych tygodniach.

Z uwagi na to, że zgodnie z art. 265 ust. 6 w ewaluacji uwzględnia się wyłącznie osiągnięcia powstałe w związku z zatrudnieniem w podmiocie, nie ma możliwości wykazania osiągnieć sprzed daty zatrudnienia.

Użytkowników z rolą "Kierownik" może być kilku w podmiocie i wystarczy aby jeden z nich zaakceptował zestawienie. W przypadku akceptacji przez Koordynatora dyscypliny będzie wymagana jeszcze finalna akceptacja jednego z użytkowników z rolą Kierownik.

Jest w rozporządzeniu zapis: "§ 17.11. Przepisu ust. 8 pkt 1 nie stosuje się również w przypadku pracowników, którzy w oświadczeniu, o którym mowa w art. 343 ust. 7 ustawy, złożonym w okresie objętym ewaluacją wskazali więcej niż dwie dyscypliny i upoważnili zatrudniające ich podmioty do wykazania w ewaluacji osiągnięć naukowych w dwóch z tych dyscyplin" - czyli jeżeli ktoś złoży oświadczenie dla publikacji w 2 dyscyplinach to nie musi w trzeciej, ale w SEDN muszą być wskazane dwie dyscypliny, w których jego osiągnięcia będą oceniane

W czasie gdy system pracuje jako DEMO nie ma możliwości zachowania wybranych osiągnięć między kolejnymi dniami. SEDN codziennie odświeża wszystkie dane z systemów źródłowych i te są nadpisywane.

Osiągnięcia pracowników, którzy zakończyli zatrudnienie do końca września 2018, a więc nie składali oświadczeń o reprezentowanych dyscyplinach nie będą uwzględniane w ewaluacji.

Pytania w trakcie opracowywania

Niezależnie od dyscypliny naukowej maksymalna liczba osiągnięć pracownika nie może wynieść mniej niż 1. Nie ma czegoś takiego, że pracownik "musi" wypełniać określoną liczbę "slotów".

Punktacja za autorstwo w publikacji wyznaczana jest na podstawie oświadczeń autorów i ich uwzględnienia w ewaluacji. Jeżeli jeden z autorów nie oświadczył publikacji to wartości udziałów i punktów wyznaczone są tylko dla pozostałych współautorów zgodnie z §12 i §13.
Algorytm optymalizujący w wyniku swojego działania nie zmienia nigdy wyliczonych wcześniej wartości udziału i punktów za taki udział.

Rozporządzenie określa maksymalną liczbę osiągnięć i maksymalną liczbę monografii (itp) autorstwa jednej osoby uwzględniane w ewaluacji w ramach dyscypliny. To jest limit określający jak dużo publikacji tej osoby może zostać wskazane do oceny w ramach wybranego zbioru 3N (-sankcje) publikacji. Nie ma tu żadnych ograniczeń dotyczących publikacji z wykazu lub spoza. Oczywiście posiadanie przynajmniej jednej publikacji (samodzielnej lub wieloautorskiej) jest wskazane, aby nie otrzymać sankcji -3.

Planuje się zakończenie procesu oceny do końca listopada 2021 r.

Zestaw osiągnięć zapewniających jak najlepszy wynik podmiotu wybierany jest przez algorytm. Wybór ten może zostać zmieniony w module Ewaluacja.

Dane aktualizowane są codziennie w SEDN. Jeżeli występuje jakaś rozbieżność między danymi prosimy o zgłoszenie tego przypadku przez system Helpdesk.

Dane są synchronizowane między systemami i powinny być takie same w dwóch systemach. Jeżeli publikacja jest prawidłowo wprowadzona w PBN , a w SEDN punktacja jest niezgodna proszę to zgłosić poprzez system Helpdesk.

Wszystko zależy od tego czy dana instytucja będzie ewaluowana nie tylko w dyscyplinach artystycznych, ale też w naukowych. Zgodnie z §20.3 "W ewaluacji uwzględnia się osiągnięcia artystyczne osób, które złożyły oświadczenie, o którym mowa w art. 265 ust. 13 ustawy ..." i § 11.1. "W ewaluacji uwzględnia się osiągnięcia naukowe, o których mowa w § 8, osób, które złożyły oświadczenie, o którym mowa w art. 265 ust. 13 ustawy ..." czyli trzeba wprowadzić oświadczenia przy wszystkich osiągnięciach - i artystycznych i naukowych, tak żeby były one wzięte pod uwagę podczas ewaluacji. Natomiast jeżeli instytucja będzie oceniana tylko w dyscyplinach artystycznych, to oświadczenia dla innych typów osiągnięć poza osiągnięciami artystycznymi (publikacje wprowadzone do PBN, patenty, prawa ochronne, itp.) nie będą brane w ocenie pod uwagę.

Wprowadza się wszystkie (zgodnie z rozporządzeniem o POL-on) ale do części POL-on zwanej PBN. Później algorytm wybiera najwyżej punktowane i odpowiadające ograniczeniom z rozporządzenia i przedstawia je kierownikowi instytucji, a jeszcze później może on zmienić ewaluowane pozycje i zatwierdzić ostateczny oceniany wykaz - algorytm nie jest już wtedy uruchamiany - § 24. rozporządzenia o ewaluacji

Przyczyn może być wiele np. to że każdy autor ma ograniczoną ilość udziałów jednostkowych.

Zgodnie z §17 ust 3 maksymalna suma udziałów nie może być mniejsza od 1. Jeżeli czterokrotność średniego udziału pracy wynosi mniej niż 1 wtedy maksymalna suma udziałów wynosi 1.

W przypadku, gdy maksymalna suma jest ułamkiem - np 1,4 to suma wszystkich udziałów zgłoszonych do ewaluacji (wybranych do oceny) nie może przekroczyć 1,4.

Sankcja pojawia się wtedy, gdy wszystkie przesłanki do jej naliczenia zostają spełnione. A więc brak publikacji z wykazu, czas zatrudnienia co najmniej 36 miesięcy oraz uwzględnienie w ewaluacji jako pracownik w N lub pracownik naukowy poza N (§11 ust 1 pkt 1 i 3).

Alert widoczny jest wtedy, gdy pracownik nie ma oświadczonych żadnych osiągnięć.

Czyli możliwe jest występowanie alertu bez sankcji, jak i odwrotnie. Jeżeli pracownik ma same osiągnięcia spoza wykazu to może otrzymać sankcję -3, a nie będzie alertu o braku osiągnięć. Może również nie posiadać żadnych osiągnięć lecz pracując poniżej 36 miesięcy nie otrzyma sankcji, a alert będzie widoczny.

Należy się upewnić, że "właściciel patentu" jest wybrany z listy podmiotów szkolnictwa wyższego. Jeżeli wprowadzono wartość ręcznie to system nie rozpoznaje patentu jako patent własny.

Powodów takiej sytuacji może być wiele. Aby odpowiedzieć na to pytanie potrzebne są szczegółowe informacje dotyczące osiągnięcia. Takie problemy rozwiązujemy poprzez system Helpdesk. Prosimy o zgłoszenie się z tym przypadkiem.

Pytania w trakcie opracowywania

Osiągnięcia artystyczne z dziedziny sztuki znajdują się w Kryterium I w module Osiągnięcia naukowe i artystyczne" oraz będą umieszczone w zestawieniu Kryterium I w module "Ewaluacja" gdzie będzie można wybierać osiągnięcia do zestawienia ewaluacyjnego.

Pytania w trakcie opracowywania

W zakresie sprawozdawczości jest to deklaracja podmiotu, natomiast ocena osiągnięć artystycznych to ocena ekspercka. KEN oceni, czy dane osiągnięcie rzeczywiście jest istotne dla nauki lub kultury.

W SEDN dane są codziennie nadpisywane. Jeżeli systemy źródłowe pozwalają na korektę to w SEDN następnego dnia powinny pojawić się skorygowane dane. Korekty danych możliwe są tylko do 15.01.2022.

Pytania w trakcie opracowywania

W module Ewaluacja znajdują się wyłącznie te publikacje, które spełniają kryteria ewaluacji. W module "Osiągnięcia naukowe i artystyczne" pokazujemy wszystkie publikacje importowane z PBN, a więc np publikacje pracowników, którzy nie są uwzględnieni w ewaluacji lub publikacje z 2017 roku pracowników nie uwzględnionych w 2017 roku w liczbie N.

Na takie pytania odpowiadamy poprzez system zgłoszeń. Wymagane jest tu dokładne zbadanie dyscypliny - Liczba 3N, sankcje, oświadczenia pracowników.

Wyłączenie udziału w module Ewaluacja nie powoduje zmiany punktacji w wartości udziału dla pozostałych współautorów. Udział i punkty wynikają z złożonych oświadczeń i uwzględnienia autora w ewaluacji a nie z faktu wybrania danego udziału do oceny.

Wszystkich ograniczeń wynikających z rozporządzenia będzie pilnował system. Niemożliwe będzie zaakceptowanie danych, które przekraczają limity. Aktualnie w module Ewaluacja limity te nie są pilnowane - zostanie to wprowadzone w najbliższym czasie.

Przeliczenia algorytmu optymalizacji uwzględniają limity.

Przyczyną takiego zachowania może być wprowadzona zmiana w danych a także budowa samego algorytmu, która nie zapewnia idealnej powtarzalności wyniku za każdym uruchomieniem. Wprowadziliśmy pewne zmiany, które zmniejszą do minimum zmiany punktacji w zestawieniu dobranym przez algorytm. W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z zespołem operatorów Helpdesk.

Wybór osiągnięć odbywać się będzie w module Ewaluacja w SEDN w Zestawieniu Kryterium I/ zakładka Osiągnięcia artystyczne. Wybór będzie polegać na zaznaczaniu każdego osiągnięcia i zaakceptowaniu zestawienia. Ta część modułu planowana jest do wdrożenia na październik - listopad.

Przyczyną takiego zachowania może być wprowadzona zmiana w danych a także budowa samego algorytmu, która nie zapewnia idealnej powtarzalności wyniku za każdym uruchomieniem. Wprowadziliśmy pewne zmiany, które zmniejszą do minimum zmiany punktacji w zestawieniu dobranym przez algorytm. W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z zespołem operatorów Helpdesk.

Akceptacja zestawienia jest finalnym zatwierdzeniem listy osiągnięć zgłoszonych do ewaluacji. W Kryterium I użytkownik może zmieniać dowolnie zestawienie osiągnięć. Dopiero akceptacja kierownika podmiotu jest znakiem, że lista ma już swój ostateczny kształt. W Kryterium II i III taka akceptacja nie będzie wymagana.

Aby odpowiedzieć na to pytanie potrzebne są szczegółowe informacje dotyczące podmiotu i dyscypliny . Takie problemy rozwiązujemy poprzez system Helpdesk. Prosimy o zgłoszenie się z tym przypadkiem do operatorów.

W listopadzie będzie udostępniona nowa zakładka w module Ewaluacja / Kryterium I.

W module Ewaluacja nie zastępuje się jednych osiągnięć drugimi. Przy każdym udziale istnieje możliwość wskazania do zestawienia lub nie. W najbliższych wdrożeniach wersji SEDN będzie działa walidacja limitów po każdej korekcie zestawienia. Dzięki temu użytkownik będzie wiedział czy jego zmiana nie spowodowała przekroczenia któregoś z limitów.

Przyciski te służą do szybkiego filtrowania osiągnięć wybranych do ostatecznego zestawienia osiągnięć i wyświetlenie wszystkich osiągnięć, które spełniają warunki ewaluacji. Przyciski działają jeśli status zestawienia w dyscyplinie wskazuje wartość "Trwa weryfikacja". Jeżeli jest inaczej prosimy o zgłoszenie tego faktu w systemie Helpdesk.

Tak, wynik algorytmu optymalizacyjnego można oglądać w module Ewaluacja/ Kryterium I/ Publikacje.

Użytkowników z rolą Kierownik może być kilku w podmiocie. Każdy z nich będzie posiadać taki sam zestaw uprawnień i będzie mieć możliwość edycji zestawienia ewaluacyjnego. Jest jeszcze rola Obserwatora, która ma dostęp do wielu modułów ale nie ma możliwości akcji na formularzach. Proszę nadać pracownikom odpowiednie role. Opis każdej z nich znajduje się w bazie wiedzy SEDN.

Nie. Wszelkie postulaty dotyczące funkcjonalności w SEDN prosimy zgłaszać poprzez system Helpdesk.